Трудовую книжку используют как основной документ, в котором отражаются взаимоотношения работодателя с сотрудником (прием на службу, перевод, повышение категории). Вдобавок закон обязывает к заполнению трудовой при увольнениях, и кадровики должны грамотно заполнять все графы в книжке, чтобы в будущем не было проблем ни у работника, ни у компании. Общие правила, указывающие порядок хранения и ведения трудовых книжек, приводятся в Постановлении Правительства № 225, а также в Инструкции от Минтруда № 69.
В последний день рабочей деятельности сотруднику выдают книжку, он знакомится с содержимым, ставит подпись в соответствующей графе и журнале учета. Если в обозначенный день сотрудник не появился или отказывается забрать документ, составляется специальный акт, который утверждается подписями свидетелей. Сотруднику отправляется письмо с требованием забрать документ либо разрешить его отправку почтой. С момента отправки такого письма с работодателя по закону снимается ответственность за задержку в выдаче документа (ст. 84.1 ТК РФ).
Запись в трудовой при увольнении вносится по правилам. В 1 графу проставляют порядковый номер, во 2 — дату прекращения работы, в 3 — основание с указанием статьи закона. Важно учесть, что формулировки могут варьироваться («трудовой контракт расторгнут», «договор прекращен»), но причина формулируется так, как указано в ТК РФ.
Какие причины увольнения для записи в трудовой
Одна из самых распространенных записей в трудовой — увольнение по собственному желанию. Другие причины расчета сотрудника:
инициатива работодателя (из-за пьянства, недисциплинированности, а также в связи с сокращением, финансовыми проблемами компании и пр.);
согласие сторон (работодатель и сотрудник не против расторгнуть контракт);
обстоятельства (призыв в армию);
серьезный повод (переезд, поступление в вуз, необходимость сопровождать супруга в длительной командировке и пр.).
Рядом с причиной указывается соответствующая статья ТК РФ. Чтобы ознакомиться с перечнем таким причин, необходимо изучить статьи 71, 77, 81 и 83 ТК РФ.
Иногда сотрудник просит указать причину, спровоцировавшую его на уход с работы. Работник отдела кадров вправе действовать по своему усмотрению. Если у сотрудника есть документ, подтверждающий причину (пенсионная книжка, справка из вуза и др.), можно внести в трудовую книжку соответствующую запись. Без подтверждений достаточно указать «по собственному желанию», не вдаваясь в подробности.
Правильная формулировка записей
Запись в трудовой книжке об увольнении появляется в установленный законом срок, чтобы в последний рабочий день сотрудник мог получить на руки уже заполненный документ. Если не соблюдать сроки, установленные законом, это чревато штрафом от трудовой инспекции, а бывшему сотруднику положена компенсация.
Образец записи об увольнении в трудовой книжке представляет собой следующее: первым ставится порядковый номер, далее следует дата арабскими цифрами, затем указывается причина и соответствующая статья ТК. К примеру, если причиной стало «соглашение сторон», ссылаться нужно на ст. 77, п. 1 ТК РФ. В графе, следующей после причины, указывается номер документа, ставший основанием к прекращению отношений с работодателем. В основном, речь идет о приказе. Под записью кадровик ставит подпись, а руководитель — печать. Остается лишь сотруднику расписаться.
Основания для расторжения трудовых договоров, предусмотренные в ст. 77 ТК РФ:
собственное желание сотрудника;
перевод в ООО по инициативе работника;
отказ сотрудника продолжать работу после реорганизации компании, изменений трудового договора, по состоянию здоровья и пр.
Основания для расторжения трудовых договоров, предусмотренные в ст. 81 ТК РФ:
прекращение деятельности ИП;
несоответствие занимаемой должности по итогам аттестации;
неисполнение должностных обязанностей;
аморальные поступки и пр.
Внесение различных изменений
Если сотрудник изменил решение, а запись про увольнение трудовая книжка уже содержит, можно издать новый приказ об аннулировании старого, после чего внести исправления в документ. Процесс внесения изменений стандартный, как для всех записей: порядковый номер, дата, в 3 графе — «запись с №… недействительна», новая запись, в графе 4 — № приказа, по которому была внесена ошибочная запись.
Специалисты «Форсайт» подробно расскажут о правильном заполнении трудовых книжек с учетом действующего законодательства. Записаться на бесплатную консультацию можно прямо сейчас.
