Скажем сразу, что не будем углубляться в тонкости программирования, криптобезопасности, а тем более не будем советовать вам какую систему ЭДО выгоднее купить. Нет! Далее расскажем почему бизнес использует ЭДО. И каким образом ЭДО проявляет себя в конфликтных ситуациях. Например, когда ваш контрагент говорит о том, что ничего с вами не подписывал.
Итак, электронный документооборот подразумевает, что вы подписываете документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью, направляете его контрагенту, контрагент также подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью и документ между вами считается согласованным.
Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись?
Если простым языком, то когда подписываете документ такой подписью, вы фактически блокируете его отправку. Если вдруг в документ будут внесены какие-то правки или исправления, то усиленная квалифицированная электронная подпись с этого момента действовать не будет. Причём конкретно усиленную квалифицированную электронную подпись выдаёт специализированные удостоверяющие центры с лицензией ФСБ. И с недавних пор такую подпись также выдаёт ФНС. Они проверяют личность того на кого выпускается электронная подпись, в частности проверяет его паспортные данные.После этого лицу выдаётся флешка с данными электронной подписи. И с этой флешкой можно подписывать документы. И удостоверяющий центр или федеральная налоговая служба фактически являются гарантом того, что конкретно вы (конкретная личность) подписали данный документ. Вносить какие-либо правки в этот документ уже нельзя. Контрагент либо согласен с ним, либо не согласен. Но это уже другой вопрос. Главное, что он в нём ничего не сможет подрисовать.
Если электронная подпись оформляется на организацию, то получателем такой электронной подписи всё равно будет конкретное физическое лицо. Либо директор (единолично исполнительный орган), либо сотрудник по доверенности от директора. И в самой электронной подписи будет отражено, что она выдана на ООО «Розочка» (директора Иванова Ивана Ивановича). И когда он будет подписывать документ, он будет подписывать его от имени организации, но в документе будет зафиксировано кто конкретно является обладателем электронной подписи.
Теперь подробнее про электронный документооборот. В чём его суть?
Есть на рынке посредники, которые называются «операторы электронного документооборота». Не хотим кому-то давать рекламу, но самые яркие примеры, это Diadoc, 1C, ASBIS и т.д. Вы заключаете с таким оператором договор, приобретая подписку на его сервис. И теперь вы со своими контрагентами можете через этого оператора обмениваться документами, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. То есть, с теми преимуществами, о которых рассказывали ранее.Но в чём загвоздка? Если у вашего контрагента тот же самый оператор электронного документооборота, то вы без проблем обменяетесь документами. Но если у вашего контрагента другой оператор, то придётся обратиться к услугам роуминга у вашего оператора. Что это значит? Это значит, что вы должны будете обратиться к своему оператору, чтобы ваш оператор передал документ, подписанный вашей усиленной квалифицированной электронной подписью тому оператору, с которым у вашего контрагента заключён договор. И здесь, конечно, всё зависит от вашего оператора. Но может потребоваться дополнительный платёж за услугу роуминга.
Кроме того, роуминг увеличит срок согласования документа с вашим контрагентом. Это практически однозначно. Но, в принципе, проблема различных операторов электронного документооборота с вашим контрагентом, она во всех случаях сегодня является решаемой.
Короче. Операторы ЭДО также выступают некими гарантами подлинности ваших документов. И если подпись на бумажном носителе ещё как-то можно подделать, то усиленную квалифицированную электронную подпись, выдаваемую удостоверяющими центрами с лицензией ФСБ на документе, который проходит через оператора электронного документооборота, то очень сомневаемся, что такую электронную подпись можно сегодня подделать.
Какие документы можно подписывать через ЭДО?
Договоры, транспортные или товарные накладные, счета, универсальные передаточные акты, счёт-фактуры и т.д. Кстати, если вы подписываете счёт-фактуру или универсальный передаточный документ, являющиеся счёт-фактурой, то обменяться такими документами можно либо на бумаге, либо через ЭДО. В ряде случаев только через ЭДО. Это связанно с международными операциями.Этими документами по электронной почте обменяться нельзя. Вернее можно, это не противозаконно, но только такие документы не будут иметь никакой юридической силы. Естественно, НДС к вычету вы сделать тоже не можете.
В ЭДО, в принципе, можно направлять и односторонние документы. То есть, те, которые не требуют обязательного согласования или подписания контрагентом. Это уведомление о расторжении договора, заявки на поставку какой-то продукции, претензии и т.д. Но только в этом случае рекомендуем вам делать в договоре оговорку о том, что документ считается полученным вашим контрагентом с момента получения его на согласование. То есть, независимо от согласования, независимо от подписания такого документа, этот документ будет считаться полученным.
Почему рекомендуем делать такую оговорку? Потому что операторы ЭДО зачастую не уделяют достаточного внимания направлению односторонних документов. И в этом случае вам нужно эти пробелы компенсировать за счёт договора. Договор, кстати, можете подписать через ЭДО. Поэтому никаких проблем здесь нет.
Как электронный документооборот ведёт себя в конфликтных ситуациях? И почему подписание документов через ЭДО надёжнее, чем подписание на бумаге? Представим себе ситуацию, что вы со своим контрагентом через ЭДО подписали акт об оказанных услугах. И через какое-то время ваш заявляет о том, что никакой акт с вами не подписывал, с результатами оказанных услуг несогласен (они некачественные) и, естественно, ничего платить он вам не собирается. Так вот если вы обратитесь в суд и ваш контрагент будет использовать ту же самую аргументацию, то можете смело идти к нотариусу и заказать у него такую услугу (нотариальное действие), которая называется «удостоверение документа на бумажном носителе электронному документу».
В этом случае нотариус проверит вашу электронную подпись на документе, сам распечатает этот документ на бумаге, поставит свою печать и это будет фактически неоспоримый оригинал. С этим документом вы в любом случае выиграете суд, а контрагент его проиграет. Смело можем сказать, что ситуацию, которую привели, она скорее умозрительная. Потому что ни один контрагент в здравом уме не будет отрицать действительность документов, которые подписаны через ЭДО.
Можно отрицать действительность документов, направленных по электронной почте. Можно отрицать действительность документов, подписанных на бумажном носителе. Но если кто-то что-то подписал по ЭДО, то это неоспоримый документ. А если вы подписываете документ на бумажном носителе, то споры вполне реальны. Ведь на бумаге можно поставить «закорючку», которая явно отличается от подписи в паспорте. Можно поставить «закорючку», по которой эксперт никогда не определит кто конкретно подписал документ. Или подпись может поставить лицо без наличия соответствующих полномочий (без доверенности). Когда подписываете документы с организацией, вы редко проверяете доверенность (вчитываетесь в неё). ЭДО все эти риски и проблемы просто-напросто уничтожает. Если кто-то завладеет чужой электронной подписью или паролем от неё, или паролем от системы ЭДО, то это будет практически нереально доказать.
Но у преимуществ, как правило, есть обратная сторона. Электронный документооборот не для всех привычен и не для всех доступен. Имеем в виду прежде всего малый бизнес, который ЭДО может «ударить по карману». Но если не заботиться о юридической безопасности своих документов и договоров, то можете понести несоизмеримые убытки.
